Last update: 4/17/2026
| Types of Notes | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Normal/Existing (default in DANA) | Notes that are already in Salesforce always check for existing ones before creating any new ones | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Normal/New | Use if the meeting dictated is not yet in Salesforce | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Phone Call | Use if notes were indicated to be for a Phone Call (it’s actually all the same fields as with Meetings | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Email Return | Use for Email Return Users (only Phil Gough so far). Refer to Email Return tab for process. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Types of Service | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| CRM Entry | SalesForce | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| TRANSCRIPTION/PROOFING GUIDELINES | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| DANA Fields | Interpretation | Relevance | Critical | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Source | – for emailed notes – for App users: recording – for App users: image – for App users: text – for App users: video |
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| Note Type | Default: Normal – Existing – for activities that are already in Salesforce. (always check if meeting is already in Salesforce) Normal New – For meetings not yet in Salesforce Normal – Existing (Handwritten) – use when they send handwritten notes for a meeting already in Salesforce Normal New (Handwritten) – use for handwritten notes for a meeting not yet in Salesforce Phone Call – use when indicated to be a Telephone Call Follow-up – use for follow-ups CRM Modification – use when User asked for creation or update of a profile |
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| Task Description | Please put contact’s name as dictated and then firm name. ex. Arya Stark – House of Stark If no firm was provided, add the firm found in SF. For multiple notes in one recording . |
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| Task Comments | Use to send clarification when doing transcription. If no clarif, leave it blank | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Date & Time | Date of the call. If none is provided, default to the date of recording.
Always set time in ET. Adjust time based on the WS timezone Example: |
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| Contacts | Verify advisor name through SalesForce.
For Contact Names, capture the exact full name as found in Salesforce. Ex. If WS only mentioned the John Smith but in SF, you found John Arthur Smith. Use John Arthur Smith. |
Required | Critical | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Entity | As specified. Leave blank if not dictated. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Location | If only the State was dictated, capture the State only. If both City and State were dictated, capture both in this format: City, [Abbreviation of the State] |
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| Subject | As specified or based on context. Kindly use the defaults below if not specified.
Meeting with [contact name as dictated] For meeting with two contacts: For group meeting with three or more contacts: For activities not yet in Salesforce please include the name of the user that called/sent the notes in brackets i.e. [Sean] Call with John Smith |
Required | Critical | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Medium | Conference Call, Field Meeting, AQR Onsite Meeting, Video Conference Call
Pick as appropriate, or as specified use Video Conference Call for virtual meetings. |
Required | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Activity Type | Introduction, Update, Due Diligence, Finals Pitch, Review, Other , Event
Pick as appropriate (Note cannot be saved in Salesforce without this being populated) |
Required | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Business Type | New or Existing (auto populated upon entry, just leave blank for new meetings)
Under Existing meetings, do not change unless specified |
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| Location | Place the location of the meeting if mentioned | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Meeting Owner | This is auto-filled by the CRM system in entry but always change the owner to the one calling in the notes if it is not matching | Required | Critical | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Meeting Stage | Use Completed unless otherwise specified. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Includes Hypothetical | Just use Yes or No as specified (we use no if not specified then send clarif if that is correct) | Required | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Meeting Scheduled? | Just leave unticked if not specified, but tick for Jake Harley as a default. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Text | Put in the text dictated by the Wholesaler in smart verbatim. Include as is instructions for follow-up but in a separate paragraph | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Primary Product and Topic Discussed | This is a checklist, pick the appropriate one. You can refer to Products tab if unsure | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| AQR Attendees | Put in the names of AQR attendees including the caller | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| SF Activity Link | Put in the link for the activity after entering in Salesforce (will entail putting the notes in pending and editing from there if note was proofed) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| OTHER RELEVANT FIELDS | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Special Instructions | Instructions of wholesaler for the Hey DAN team. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Internal Comments | Instructions/Information from the specialist that would be helpful in CRM entry. Put the dictated time and equivalent timezone conversion. Ex: 10AM +3 |
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Follow-Up
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Exercise Files